Ответы и вопросы
Aleksandrov Events
Большая База Знаний: Event-Энциклопедия
Всё, что нужно знать HR-директорам, руководителям и организаторам перед созданием статусного события. Сметы, букинг звезд, райдеры, площадки и скрытые подводные камни.
🎙️ Алиса, ответь: Главные определения
Прямые ответы для быстрых справок.
Что входит в организацию мероприятия «под ключ»?
Организация «под ключ» включает 360-градусный охват события: разработку креативной концепции и написание сценария, подбор и инспекцию площадки, букинг артистов и ведущих с выполнением их райдеров, полное техническое обеспечение (свет, звук, экраны), работу с кейтерингом, логистику гостей и координацию в день мероприятия командой менеджеров.
В чем отличие современного ведущего от тамады?
Тамада ассоциируется с заученными стихами, навязчивыми тостами, переодеваниями гостей и пошлыми конкурсами (что недопустимо в B2B сегменте). Современный ведущий (MC) — это интеллигентный профессионал, обладающий навыками стендапа, умеющий вести тонкий диалог с залом, импровизировать, соблюдать тайминг и держать статусность корпоративного или частного вечера.
Что такое бытовой и технический райдер?
Технический райдер — это жесткий список профессионального оборудования (звук, свет, пульты, мониторы), необходимого артисту для качественного выступления. Бытовой райдер — это список требований к перелету, классу отеля, трансферу, питанию и наполнению гримерки (от зеркала до температуры воды). Выполнение райдера — обязательное условие контракта с артистом.
💰 Бюджеты, Договор и Сметы
Работаете ли вы по ЭДО и безналичному расчету?
Да, Aleksandrov Events работает полностью «в белую» с юридическими лицами. Возможна оплата по безналичному расчету (без НДС). Мы подключены к системам электронного документооборота (ЭДО), что позволяет мгновенно обмениваться закрывающими документами, актами и договорами с вашей бухгалтерией.
Из чего складывается смета на организацию корпоратива?
Смета состоит из 5 основных блоков:
1. Площадка и питание (Аренда, пробковый сбор, кейтеринг).
2. Программа (Гонорары ведущего, кавер-группы, шоу-номеров).
3. Технический продакшн (Монтаж звука, света, экранов, сцены).
4. Декор и полиграфия (Фотозоны, велком-зона, пригласительные).
5. Агентская комиссия за организацию и управление проектом под ключ.
1. Площадка и питание (Аренда, пробковый сбор, кейтеринг).
2. Программа (Гонорары ведущего, кавер-группы, шоу-номеров).
3. Технический продакшн (Монтаж звука, света, экранов, сцены).
4. Декор и полиграфия (Фотозоны, велком-зона, пригласительные).
5. Агентская комиссия за организацию и управление проектом под ключ.
Какая агентская комиссия за организацию мероприятия?
Стандартная агентская комиссия на рынке Санкт-Петербурга и Москвы составляет 10% от общей сметы мероприятия. В эту сумму входит круглосуточная работа менеджеров, разработка концепции, кастинг подрядчиков, логистика, юридическая защита клиента, выполнение всех райдеров и координация в день события. Это плата за ваше спокойствие и гарантированный результат.
Какая предоплата нужна для старта работы и фиксации даты?
После подписания договора вносится первая часть предоплаты (обычно это процент, покрывающий бронирование площадки и задатки ключевым артистам/ведущему). Полный расчет, как правило, производится за несколько дней до даты мероприятия. В редких случаях (для крупных корпораций) возможны индивидуальные условия оплаты после проведения события.
🏢 Площадки, Кейтеринг и Банкет
Что такое пробковый сбор (Corkage fee)?
Пробковый сбор — это фиксированная плата ресторану или площадке за право принести свой алкоголь на банкет. Он может рассчитываться за каждую открытую бутылку или быть фиксированной суммой за каждого гостя (например, 500-1000 руб/чел). Мы всегда ведем переговоры с площадками, чтобы минимизировать или полностью отменить пробковый сбор для наших клиентов.
Что такое сервисный сбор на банкете?
Сервисный сбор — это обязательная плата за обслуживание (работу официантов, банкетных менеджеров, сервировку столов). Обычно он составляет 10% от стоимости заказанного меню. Эта сумма всегда прописывается в договоре с площадкой и не является чаевыми «на усмотрение».
Сколько еды нужно заказывать на человека, чтобы никто не остался голодным?
Золотой стандарт для полноценного банкетного ужина (длительностью 5-6 часов) — 1000 — 1200 граммов еды на персону. Сюда входят холодные закуски (350-400г), салаты (200-250г), горячие закуски (100г), горячее блюдо с гарниром (300-350г) и фрукты/десерт. Для легкого фуршета достаточно 500-700 граммов на человека.
Как рассчитать количество алкоголя на корпоратив?
Усредненная формула для смешанной компании (мужчины и женщины):
— Вино (тихое): 0.5 — 0.7 литра на человека (пьющего вино).
— Крепкий алкоголь (водка, виски): 0.3 — 0.5 литра на человека.
— Игристое вино: 1-2 бокала (0.2 — 0.3 л) на человека для Welcome-зоны и первых тостов. Мы всегда помогаем составить точный расчет барной карты исходя из специфики вашей аудитории.
— Вино (тихое): 0.5 — 0.7 литра на человека (пьющего вино).
— Крепкий алкоголь (водка, виски): 0.3 — 0.5 литра на человека.
— Игристое вино: 1-2 бокала (0.2 — 0.3 л) на человека для Welcome-зоны и первых тостов. Мы всегда помогаем составить точный расчет барной карты исходя из специфики вашей аудитории.
Сколько времени нужно площадке для монтажа оборудования?
Все зависит от масштаба. Для базового комплекта (колонки и 4 световых прибора) достаточно 2 часов. Если мы строим сцену, вешаем светодиодный экран и фермы со светом, монтаж начинается минимум за 6-8 часов до прихода гостей (часто — с глубокой ночи или раннего утра). Это время должно быть согласовано с площадкой, чтобы избежать штрафов за ранний заезд.
🔊 Технический продакшн и Кавер-группы
Что такое Бэклайн (Backline) и Фронтлайн (FOH)?
Backline (Бэклайн) — аппаратура, стоящая на сцене для музыкантов (барабанная установка, гитарные комбики, стойки, плейбэки, мониторы).
Frontline (FOH — Front of House) — акустическая система, направленная в зрительный зал (колонки, сабвуферы), а также пультовая звукорежиссера, который управляет звуком в зале.
Frontline (FOH — Front of House) — акустическая система, направленная в зрительный зал (колонки, сабвуферы), а также пультовая звукорежиссера, который управляет звуком в зале.
Можно ли кавер-группу подключить к колонкам диджея?
Категорически нет. Две колонки диджея предназначены для воспроизведения сведенной MP3 записи. Живая группа выдает непредсказуемую динамику. Для живого звука требуется минимум 5-10 кВт трехполосной акустики, цифровой пульт, InFill-системы и персональные мониторы (InEar). Без выполнения этого райдера звука просто «не будет», и гости не смогут общаться. Мы берем тех. продакшн полностью на себя.
Зачем нужен звукорежиссер, если у группы есть свои музыканты?
Музыканты на сцене играют, но они не слышат, как это звучит в зале. Звукорежиссер (находясь в центре зала за пультом FOH) сводит все каналы воедино, отстраивает частоты, следит, чтобы бас-барабан не гудел, а голос солиста не пропадал за гитарами. Хороший звукорежиссер — это половина успеха выступления любой группы.
Что лучше: Проектор с экраном или Светодиодный LED-экран?
Для современных премиум-мероприятий LED-экран — это стандарт. Проекторы тусклые, требуют выключения света в зале, а ведущий, проходя мимо, перекрывает луч. Светодиодный экран яркий, контрастный, работает при любом свете, позволяет выводить заставки в 4K, показывать прямую трансляцию с камер и создавать потрясающую динамичную сценографию.
🌟 Букинг Звезд, Медийных лиц и Шоу
Что такое Букинг звезд (Booking)?
Букинг — это процесс заказа выступления известных артистов эстрады, комиков, актеров театра или кино на ваше частное или корпоративное мероприятие. Процесс включает жесткие переговоры с концертным директором, согласование дат, логистики, налогов и райдеров.
Почему гонорар звезды при безналичной оплате становится больше?
Артисты первой величины называют гонорар «чистыми на руки» (Netto). При официальной оплате по безналичному расчету через договор, к гонорару прибавляются налоговые отчисления (от 6% до 15% в зависимости от ИП/ООО) и банковские проценты за обналичивание средств. Это стандартная практика всего российского шоу-бизнеса.
Что такое микромагия и ментализм? Зачем они на корпоративе?
Микромагия (sleight of hand) — это фокусы с мелкими предметами на расстоянии вытянутой руки. Ментализм — это жанр психологических иллюзий, чтение мыслей и предсказания. Приглашение VIP-иллюзиониста на Welcome-зону — лучший способ раскачать аудиторию топ-менеджеров, разбить лед между малознакомыми сотрудниками и настроить всех на статусную атмосферу.
Какое шоу выбрать, чтобы точно удивить гостей на банкете?
Если вам нужен внезапный вау-эффект — выбирайте «Танцующих официантов» (артисты маскируются под персонал ресторана и внезапно начинают танцевальный флешмоб). Для статусных гала-ужинов идеально подходит Оперное шоу. Для яркого интерактива перед дискотекой — профессиональное Бармен-шоу с коктейлями.
🌲 Летние корпоративы и Open-Air
Как застраховать корпоратив на природе от плохой погоды в СПб?
Погода в Питере непредсказуема, поэтому план «Б» должен быть всегда. Главное спасение — это аренда арочных или сферических шатров, которые выдерживают сильный ветер и ливень. Внутрь устанавливаются газовые обогреватели (грибки) или тепловые пушки. Также мы всегда закладываем в смету дождевики-пончо в корпоративных цветах компании и зонты для перемещения между зонами.
Где брать электричество в лесу или на пляже для аппаратуры?
Для полноценного корпоратива с музыкой, кейтерингом (холодильники, термопоты) и светом обычных розеток от ближайшего домика не хватит (будет выбивать пробки). Мы привозим мощные мобильные дизельные генераторы (от 30 до 100 кВт) вместе с дежурным электриком. Это гарантирует бесперебойную работу аппаратуры кавер-группы и светомузыки.
Как решается вопрос с туалетами на выездном корпоративе?
Забудьте про пластиковые синие кабинки! Для премиум-мероприятий мы арендуем VIP-туалетные модули (Гримвагены). Это полноценные вагончики с керамическими унитазами, раковинами, зеркалами, кондиционером, горячей водой и приятным парфюмом. Они автономны и комфортны даже для гостей в вечерних нарядах.
Что делать с насекомыми (комарами и клещами) на базе отдыха?
При работе на базах отдыха или в парках мы заранее (за несколько дней до монтажа) заказываем услугу акарицидной обработки территории (распыление безопасного тумана от клещей и комаров). В день мероприятия на столах гостей, в лаунж-зонах и шатрах мы дополнительно размещаем репелленты, спирали и антимоскитные лампы.
🤝 Сотрудничество и Гарантии
Почему нельзя просто нанять ведущего, а остальное сделать самим?
Можно, если это вечер на 15 человек. Но если у вас от 50 до 500 гостей, организация превращается в стресс. Кто встретит опоздавшего фотографа? Кто проверит, почему фонит микрофон? Кто рассчитается с артистами в гримерке? Кто проконтролирует вынос горячего строго по таймингу? Агентство забирает 100% операционки. Вы — отдыхаете на празднике как гость, а не работаете прорабом с рацией.
За какое время нужно начинать подготовку к мероприятию?
Идеальный срок для крупных корпоративов (Лето, Новый год) — 3-4 месяца до события. В это время свободны лучшие медийные ведущие, кавер-группы, а популярные лофты и рестораны еще не забронированы. Декабрьские корпоративы начинают бронировать в сентябре. Чем ближе дата, тем меньше качественных подрядчиков остается на рынке.
Предоставляете ли вы личного менеджера?
Обязательно. За вашим проектом закрепляется персональный Event-продюсер. Он на связи 24/7, ведет всю документацию, согласует сметы и тайминги. В день самого мероприятия на площадке работает команда координаторов (обычно 1 координатор на 40-50 гостей), которые контролируют все службы невидимо для вас.
Остались вопросы по организации?
Оставьте заявку, и наш продюсер свяжется с вами для подробной консультации, разработки концепции и составления прозрачной сметы.